Tag Archive | Excel

Lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel

Nếu bạn thường xuyên phải lọc và xóa các dữ liệu trùng trên Excel 2007 và Excel 2010, hãy thử mẹo nhỏ sau:

Để lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel 2007 và Excel 2010, hãy mở file excel, chọn Data, chọn Remove Duplicaties.

Lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel chỉ với 1 cú click

Lưu ý: Phải chọn cột dữ liệu trước khi chọn Remove Duplicates.

Lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel chỉ với 1 cú click

Đối với trường hợp có một cột dữ liệu thì lúc chọn cột để so sánh dữ liệu thì các bạn cứ bấm OK là được.

Lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel chỉ với 1 cú click

Nếu từ 2 cột trở lên thì cần phải lưu ý một chút. Nếu bạn chọn cùng lúc nhiều cột dữ liệu thì hệ thống sẽ so sánh theo từng dòng của tất cả các cột và xóa đi dữ liệu trùng.

Lọc và xóa dữ liệu trùng trong Excel chỉ với 1 cú click

Nếu bạn chọn 1 cột dữ liệu, hệ thống sẽ chỉ so sánh dữ liệu của từng dòng trong cột đó sau đó xóa đi dữ liệu trùng trên cột đó và dữ liệu nằm cùng dòng tương ứng ở các cột bên cạnh.

Sưu tầm

Đặt mật khẩu cho file Excel


 Excel là phần mềm soạn thảo văn bản với khả năng xử lý số liệu rất thông dụng hiện nay, và bảo mật Exel là vấn đề bạn nên quan tâm.

Bạn Hồ Diệu Lý (Đà Nẵng) hỏi:
Hiện tại tôi đang sử dụng Microsoft Office 2007. Tôi muốn đặt mật khẩu cho file Excel mà không biết phải làm như thế nào, nhờ chương trình hướng dẫn tôi cách làm, xin cảm ơn.

Trả lời:

Để bảo vệ thông tin cá nhân cho các file Excel của bạn, bạn có thể sử dụng chức năng đặt mật khẩu của Microsoft Office Excel 2007 theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Bấm chuột vào nút Office ở góc trên bên trái cửa sổ Excel rồi chọn Save As.

Bước 2: Bấm nút Tools trong hộp thoại Save As, trong menu vừa xuất hiện chọn General Options

Bước 3: Trong hộp thoại General Options, nhập mật khẩu để mở file (Password to open) và mật khẩu để thay đổi nội dung (Password to modify) (hai mật khẩu này có thể khác nhau) rồi bấm OK. Trong cửa sổ Confirm Password vừa xuất hiện, bạn nhập lại mật khẩu và bấm OK để hoàn tất quá trình đặt mật khẩu.

Ngoài ra, với Microsoft Office 2003 bạn có thể đặt mật khẩu cho file Excel theo hướng dẫn tại đây.

Chúc bạn thành công!

Bkav

5 ác mộng đối với Excel và cách khắc phục

Cố gắng soạn thảo đồng thời nhiều file một lúc sẽ trở trành một trò chơi “Tìm worksheet” đối với bạn. Có thể bạn biết tính năng mình cần nằm trong một trong số các ribbon phía trên nhưng chính xác nó là ribbon nào? Một file workbook lớn có thể làm chậm chương trình đi rất nhiều, làm cho người dùng mất nhiều thời gian chờ đợi khi một công việc nào đó được thực hiện.

Hãy đối mặt với thực tế này: Nếu thực hiện một số lượng đáng kể công việc quan trọng trong Excel, rất có thể chúng ta sẽ gặp phải các cơn ác mộng nối tiếp nhau. Và nếu phát hiện ra rằng sử dụng Excel làm khó kiểm tra các con số tài chính hơn là sử dụng các bản in trên giấy thì có thể bạn chưa khai thác và sử dụng đúng tiện ích này.

Trong bài này chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn một số giải pháp để khắc phục 5 cơn ác một trong Excel 2007 và 2010. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách xử lý nhiều workbook một cách hiệu quả, tăng tốc cho các file nặng, lần vết những thay đổi từ nhiều người dùng, tìm tính năng cần thiết trong vô số ribbon và nhập dữ liệu một cách dễ dàng.

1. Mở nhiều Workbook một cách hiệu quả

Trong Excel người dùng sẽ gặp phải hai vấn đề khi làm việc trên ba hoặc nhiều spreadsheet: Gặp phải các cửa sổ quá nhỏ không cung cấp khung làm việc đủ lớn hoặc khó chuyển qua lại giữa các cửa sổ này.


Một loạt cửa sổ để người dùng có thể quan sát đồng thời nhiều file workbook.

Khi khởi chạy Excel, chương trình sẽ mở một cửa sổ trên desktop Windows. Khi người dùng mở hoặc tạo một workbook, thao tác này sẽ mở một cửa sổ bên trong cửa sổ Excel. Bạn có thể tối đa kích thước các cửa sổ bên trong để chúng lấp đầy toàn bộ cửa sổ Excel, hoặc có thể khôi phục để xem đồng thời tất cả.

Trừ khi các worksheet quá nhỏ, bằng không bạn nên để các cửa sổ bên trong được tối đa hóa (thiết lập mặc định) để chúng lấp đầy toàn bộ cửa sổ Excel. Khi đó bạn có thể chuyển đổi giữa các worksheet bằng cách nhấnCtrl-Tab hoặc theo hướng khác Ctrl-Shift-Tab.

Phương pháp này làm việc tốt nếu bạn chỉ mở hai file – tuy nhiên khi bổ sung thêm nhiều file, bạn cần phải luân chuyển vòng qua chúng, nếu chọn đi sai hướng bạn sẽ tốn thêm thời gian để quay trở lại. Một vấn đề khác với kỹ thuật này là nó không cho phép bạn kiểm tra đồng thời hai workbook.


Thu nhỏ cửa sổ của spreadsheet bằng cách kích biểu tượng Restore thứ hai.

Kích nút Restore của workbook, nút bạn có thể tìm thấy bên dưới nút Restore của Excel ở góc trên bên phải. Bạn có thể đặt lại kích thước và sắp xếp lại các cửa sổ cho phù hợp hơn. Ngoài ra cũng có thể tối thiểu các cửa sổ này khi không muốn sử dụng đến chúng nữa.

Nếu sử dụng hai màn hình, bạn có thể kích nút Restore của Excel để ứng dụng sẽ không được mở rộng tối đa, sau đó kéo góc của cửa sổ Excel để nó lấp đầy cả hai màn hình. Lúc này bạn sẽ có thêm nhiều không gian để sắp xếp các cửa sổ.

Tùy chọn cuối cùng – tốt nhất theo quan điểm của chúng tôi – là download và cài đặt một trong các sản phẩmOffice Tab của ExtendOffice. Các add-in của bộ Office này cho phép mở mỗi một file trong một tab riêng ở phía trên cửa sổ ứng dụng.


Office Tab của ExtendOffice cho phép bạn dễ dàng chuyển qua lại giữa các file được mở

2. Các file nặng

Rất nhiều trường hợp một file workbook của Excel nào đó quá nặng đến nỗi chúng ta không thể chịu đựng nổi. Đây là ba nguyên nhân phổ biến và những gì bạn có thể thực hiện để khắc phục các chúng.

Quá nhiều tính toán: Trong các workbook phức tạp, việc thay đổi một số có thể ảnh hưởng đến hàng trăm tính toán có liên quan và Excel sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý công việc này.

Giải pháp ở đây là tắt các tính toán tự động thông qua hộp thoại Options. Kích tab File, sau đó chọn Optionstrong panel bên trái. Trong Excel 2007, kích nút Office sau đó kích nút Excel Options ở phía dưới menu sổ xuống.

Khi ở trong hộp thoại Options, chọn Formulas trong phần panel bên trái. Đối với phần Workbook Calculations, chọn Manual.

Chỉ cần nhớ rằng sau khi chọn tùy chọn này, các số tính toán từ công thức sẽ chưa cho kết quả đúng cho tới khi bạn lưu file hoặc nhấn F9.

Quá nhiều định dạng: Một spreadsheet đơn giản sẽ không đẹp mắt, tuy nhiên cũng chỉ nên sử dụng ít việc định dạng cần thiết để làm đẹp nó.


Nếu một spreadsheet quá chậm, bạn có thể thử xóa bỏ việc định dạng

Để phát hiện ra liệu việc định dạng có làm chậm file hay không, bạn hãy copy nó và mở bản copy trong Excel. Chọn toàn bộ worksheet bằng cách nhấn Ctrl-A. Nếu workbook có nhiều worksheet, hãy nhấn phím Shift trong khi kích tab cuối cùng ở phía dưới cửa sổ để chọn tất cả các worksheet. Sau đó, trong phần Editing của ribbonHome, kích mũi tên sổ xuống có biểu tượng xóa (trông giống như hình chiếc tẩy) và chọn Clear Formats. Lưu file.

Nếu file mới này nhanh hơn đáng kể file cũ thì việc gỡ bỏ định dạng là việc cần làm đối với file gốc.

File quá lớn so với những gì cần thiết: Rõ ràng một file lớn bao giờ cũng tỏ ra chập chạm. Mặc dù vậy chúng ta có thể giảm thiểu một số file lớn để chúng có kích thước nhẹ hơn, làm việc nhanh hơn.

Để phát hiện xem liệu file của bạn có gặp phải vấn đề này không, hãy nhấn Ctrl-End, thao tác này sẽ đưa bạn đến ô cuối cùng trong worksheet. Ở đây bạn có thể thấy nó nằm bên dưới và bên phải các ô khác, tuy nhiên Excel chỉ lưu chúng cho tới khi bạn đặt thứ gì vào đó.

Nếu ô mà bạn vừa tìm ở cách xa bên dưới dòng cuối cùng hoặc cách xa bên phải cột cuối cùng cũng có chứa nội dung thì file của bạn đang chứa các overhead không cần thiết.

Giải pháp cho tình huống này là copy các cell được sử dụng thực sự (có nội dung) vào một worksheet mới trong cùng workbook, sau đó xóa worksheet cũ đi.

3. Các tính năng bị thất lạc trong các thành phần Ribbon

Giao diện ribbon xuất hiện trong Office 2007, được cho là sẽ làm cho Excel và các ứng dụng khác trở nên dễ sử dụng hơn. Mặc dù vậy đôi khi người dùng lại rất tốn thời gian trong việc tìm ra chính xác ribbon nào cần thiết đối với mình.


Cài đặt Search Commands, bạn sẽ không bao giờ phải kích qua các ribbon để tìm kiếm tính năng mong muốn.

Search Commands, add-on miễn phí của Microsoft Office Labs, sẽ giải quyết cho bạn vấn đề này. Khi cài đặt add-on, nó sẽ hiện diện ribbon nơi bạn có thể tìm kiếm các lệnh.

4. Lần theo những thay đổi từ nhiều người dùng

Nếu bạn và một đồng nghiệp làm việc trên cùng workbook, bạn sẽ gặp vấn đề. Còn nếu ba hoặc bốn người thực hiện trên cùng một file qua mạng, bạn sẽ gặp một thảm họa lớn.

May mắn thay, mọi thứ bạn cần để theo luồng công việc nằm ngay trong ribbon Review. Ở đây bạn sẽ thấy ba công cụ cần thiết trên ribbon này có thể trợ giúp mình.

Xem các thay đổi: Chắc chắn bạn sẽ muốn xem ai đã thay đổi những gì và thay đổi đó được thực hiện khi nào. Kích vào menu Track Changes và chọn Highlight Changes. Sau đó điền vào trong các tùy chọn. Bạn có thể điều khiển khoảng thời gian bao lâu các thay đổi sẽ được lưu, những thay đổi của ai cần được kiểm tra và quyết định xem liệu chúng có được liệt vào sheet khác hay không. Ngoài ra bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi.


Bảo vệ spreadsheet của bạn trước khi cho phép người khác sử dụng nó.

Bảo vệ tất cả hoặc một phần file: Tùy chọn Protect Sheet và Protect Workbook cho phép bạn kiểm soát ai có thể thay đổi những gì. Kích một trong hai nút này, bạn sẽ có khả năng bảo vệ bằng mật khẩu các khía cạnh khác nhau của file.

Chia sẻ workbook: Tùy chọn Share Workbook cho phép nhiều người dùng có thể thay đổi đồng thời một spreadsheet. Không nên cho rằng tùy chọn này sẽ làm mọi thứ trở nên tồi tệ vì khi có một xung đột xảy ra tại thời điểm bạn lưu file, một hộp thoại sẽ xuất hiện cung cấp hai tùy chọn và cho phép bạn chọn một trong hai tùy chọn đó.

5. Nhập dữ liệu dễ dàng

Spreadsheets không phải là các chương trình cơ sở dữ liệu nhưng tất cả mọi người đều sử dụng chúng như vậy, nhập cột và hàng dữ liệu vào bảng. Tại sao không? Rõ ràng việc thiết lập một bảng đơn giản trong Excel là dễ dàng hơn rất nhiều so với việc tạo một cơ sở dữ liệu thực sự trong chương trình nào đó chẳng hạn như Access.

Đây là lý do tại sao không: Quá trình nhập vào dữ liệu khó khăn hơn rất nhiều khi thực hiện trong Excel. Trong một cơ sở dữ liệu thực sự, người dùng sẽ có form nhập liệu, điều này cho phép chúng ta dễ dàng thực hiện hơn khi thao tác với layout bảng của spreadsheet.


Bước cuối cùng: Bổ sung thêm biểu tượng Form vào Quick Access Toolbar.

Vậy làm thế nào để có được form nhập liệu như vậy trong Excel. Điều này hết sức đơn giản, bạn chỉ cần kích mũi tên hướng xuống ở tận cùng bên phải của Quick Access Toolbar, sau đó chọn More Commands. Trong menu sổ xuống ‘Choose commands from’, chọn Commands Not in the Ribbon. Tìm và chọn Form sau đó kíchAdd.

Lúc này bạn có thể chọn bất cứ cell nào trong bảng, sau đó kích biểu tượng Form. Một form nhập liệu thực thụ sẽ xuất hiện.


Form nhập liệu giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu

Theo pcworld

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

Bạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó nhập giá trị không phù hợp vào đó. Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi gặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập liệu? Hãy áp dụng các phương thức cơ bản dưới đây:

1. Xác nhận giá trị đầu vào.

Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.

Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteria hãy chọn Decimal cho mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trị Minimum vàMaximum phía dưới và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.

Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.

 Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻ Input Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt-cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể là Stop, Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.

2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete.

AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau.

Để vô hiệu hóa tính  năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panelbên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).

3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list):

Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Đối với Excel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo.
Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo

Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểu tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trước mục My table has headers và nhấnOK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào thẻData và nhấn chọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻSettings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.

Nguồn: XHTT

10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi

Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phòng.

Bạn có thể tham khảo 10 cách khôi phục tập tin bảng tính dưới đây trước khi tính tới chuyện… ngồi khóc hay làm lại từ đầu.

1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công

Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:

1. Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.

3. Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair.

4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vào Repair.

Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4.

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.

Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.

3. Click vào Open.

Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.

3. Tắt chế độ tính toán tự động

Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:

1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.

2. Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng điều khiển ở phía trái.

3. Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007), chọn Manual.

4. Click vào OK.

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.

4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools

Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools:

1. Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP).

2. Chọn Microsoft Office.

3. Chọn Microsoft Office Tools.

4. Chọn Microsoft Office Application Recovery.

5. Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.

6. Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút.

Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!

5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác

Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.

6. Hãy để OpenOffice “ra tay”

Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn tưởng.

7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word

Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng… Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng.

Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro.

8. Xử lý các cell bị lỗi để khôi phục dữ liệu

Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro… nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau:

1. Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn tới cell A1 trong tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls).

2. Nhấp Enter.

3. Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Update Values: tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và click OK.

4. Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và click OK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi.

5. Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có thể khôi phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values - tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin lỗi và click OK.

6. Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục tập tin lỗi.

7. Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit.

8. Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values.

9. Click OK.

9. Thử định dạng SYLK để khôi phục dữ liệu


Chuyển sang định dạng khác là phương án xử lý khá hiệu quả khi Excel bị lỗi

Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:

1. Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office.

2. Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk).

3. Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết.

4. Click vào Save.

5. Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click vào OK.

6. Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương thích với SYLK, bạn hãy chọnYes.

Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này.

Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.

10. Khôi phục các macro

Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn bó tay trước các macro, bạn có thể lưu lại được chúng theo cách sau đây:

1. Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi.

2. Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên).

3. Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đó chọn High. Trên Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office –> Excel Options, và chọn Trust Center phía trái bảng. Sau đó, click vào nút Trust Center Settings, chọnMacro Settings, sau đó chọn Disable All Macros Without Notification trên vùng cài đặt Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai lần.

4. Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại.

5. Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE).

6. Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module và chọn Export File)

7. Nhập tên và thư mục của module.

8. Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các module.

9. Đóng VBE và thoát Excel.

10. Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi phục được) và nhập các module.

Theo tuoitre

Định dạng trang tính và in

 - Thiết lập nhãn in

Chức năng Print Titles cho phép bạn lặp lại các heading của cột và dòng vào đầu mỗi trang mới để đọc nhiều trang dễ hơn là đọc khi in. Để thiết lập Print Titles:

• Kích tab Page Layout trên vùng Ribbon

• Kích nút Print Titles

• Trong phần Print Titles, kích vào hộp để chọn dòng hay cột để được lặp lại

• Lựa chọn dòng hay cột

• Kích nút Select Row/Column

• Kích OK

Tạo Header và Footer 

Để tạo header hay footer:

• Kích nút Header & Footer trên tab Insert

• Lúc này, tab Design cho Header & Footer sẽ xuất hiệ trên vùng Ribbon

• Để chuyển đổi giữa Header và Footer, kích nút Go to Header hoặc Go to Footer

• Để chèn văn bản: nhập văn bản vào header hay footer 

• Để nhập dữ liệu được chương trình hóa trước như số trang, ngày, giờ, tên file hoặc tên trang tính. Kích biểu tượng thích hợp

• Để thay đổi vị trí của dữ liệu, kích chọn ô bạn muốn

Thiết lập lề trang 

Để thiết lập lề trang:

• Kích nút Margins trên tab Page Layout

• Lựa chọn một trong các lựa chọn đưa ra, hoặc

• Kích Custom Margins 

• Hoàn thành hộp thoại thiết lập lề trang

• Kích OK.

Thay đổi hướng trang 

Để thay đổi hướng trang từ dọc tới ngang:

• Kích nút Orientation trên tab Page Layout

• Chọn Portrait (dọc) hay Landscape (ngang)

Thiết lập ngắt trang 

Bạn có thể thiết lập ngắt trang trong một bảng tính để đọc trang tính một cách dễ dàng khi in. Để thiết lập ngắt trang:

• Kích nút Breaks trên tab Page Layout

• Kích Insert Page Break

In một vùng 

Có thể bạn chỉ muốn in một phần của một bảng tính. Công việc này được thực hiện một cách dễ dàng thông qua chức năng Print Range. Để in một vùng:

• Lựa chọn vùng được in

• Kích nút Print Area trên tab Page Layout

• Kích Set Print Area.

Theo quantrimang

 

Layout

 - Tách bảng tính

Bạn có thể tách một bảng tính thành nhiều vùng để dễ dàng xem từng phần của một bảng tính. Để tách bảng tính:

• Lựa chọn các ô trung tâm của bảng tính bạn muốn tách

• Kích nút Split trên tab View

• Thông báo tách bảng trên màn hình xuất hiện, bạn có thể thao tác với từng phần riêng biệt.

Làm đóng băng hàng và cột

 

Bạn có thể lựa chọn một phần cụ thể của một bảng tính để giữ nó không thay đổi trong khi làm việc với các phần khác. Điều này được thực hiện thông qua tính năng Freeze Rows and Columns (làm đóng băng hàng và cột):

• Kích nút Freeze Panes trên tab View

• Lựa chọn một phần để được đóng băng hoặc kích vào đầu mỗi cột hay phía trái dòng

• Để hủy việc áp dụng đóng băng, kích nút Freeze Panes

• Kích Unfreeze

Ẩn bảng tính

 

Để ẩn bảng tính:

• Lựa chọn tab trang tính mà bạn muốn ẩn

• Kích phải vào tab đó

• Kích Hide

Để hủy bỏ việc ẩn bảng tính:

 

• Kích phải vào bất kỳ bảng tính

• Kích Unhide

• Chọn bảng tính để hủy bỏ việc ẩn.

 

Theo quantrimang

Hướng dẫn tạo biểu đồ trong Excel 2007 hoặc 2010

- Biểu đồ là cách trình diễn số liệu rất hiệu quả trong các chương trình tính toán hoặc thống kê, đặc biệt là Microsoft Excel. Trong bài hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày những thao tác cơ bản để tạo biểu đồ từ bảng dữ liệu trong phiên bản Excel 2007 hoặc 2010.

Trước tiên, chúng ta cần 1 bản thống kê dữ liệu tính theo % như hình dưới:

Chọn những phần thông tin nào cần liệt kê trong biểu đồ, bạn có thể chọn từng thành phần riêng biệt, nhưng hãy nhớ là không được chọn phần tổng. Sau đó, nhấn nút Insert > Pie, tại đây chúng ta sẽ có lựa chọn riêng biệt giữa biểu đồ dạng 2D và 3D:

Ngay sau đó, biểu đồ sẽ hiển thị trên văn bản. Việc cần làm tiếp theo là thay đổi hoặc tùy chỉnh 1 số thiết lập để tăng thêm tính hiệu quả. Các bạn chọn biểu đồ vừa tạo và nhấn Chart Tools, bao gồm 3 mục chính Design,Layout, và Format:

Các chức năng tương ứng trong phần Chart Tools:

Tùy vào từng bảng dữ liệu và ý muốn trình diễn, các bạn hãy chọn thiết lập sao cho vừa ý. Tất nhiên, trong những lần thực hành đầu tiên thì kết quả sẽ chưa được như mong muốn. Dưới đây là hình mẫu bài thử nghiệm của chúng ta:

Theo quantrimang

Phím tắt để trở về ô hiện hành trong Excel

- Đôi khi bạn phải làm việc với những bảng tính lớn, trải rộng quá tầm màn hình. Có nhiều cách để điều hướng trong bảng tính lớn, nhưng trường hợp kéo thanh cuộn đi quá đà khiến mất dấu ô hiện hành là rất hay gặp.

Tuy rằng bạn có thể vẫn nhớ hướng và kéo thanh cuộn để trở về ô hiện hành, thế nhưng thường thì đây là cách thiếu hiệu quả nhất.

Cách trên chỉ hiệu quả đối với trường hợp bạn đang làm việc với bảng tính nhỏ, hoặc với trường hợp bạn mới chỉ dịch chuyển một chút. Có một cách khác để trở về ô hiện hành, áp dụng khi bạn vẫn nhớ địa chỉ ô, đó là nhấn tổ hợp phím Ctrl + G sau đó nhập địa chỉ ô rồi click OK (hoặc nhấn Enter).

Trong đa số trường hợp, bạn sẽ không nhớ địa chỉ ô, tuy nhiên điều đó không quá quan trọng bởi lẽ vẫn có phím tắt để trở về ô hiện hành từ bất cứ đâu trong cùng bảng tính, đó là tổ hợp Ctrl + Backspace.

Lưu ý, nếu bạn sử dụng phím tắt trên mà không thấy màn hình di chuyển, điều đó có nghĩa là ô hiện hành vẫn nằm trong tầm quan sát. Ngoài ra, mỗi sheet có một ô hiện hành riêng, nên bạn không thể dùng phím tắt để nhảy đến ô hiện hành của sheet khác.

Theo quantrimang